随着现代化进程的加快，人们的办公“硬件”水平逐渐提高，同时对办公环境的要求也越来越高，办公环境对人工作效率的影响也越来越大。整洁、明亮、舒适的工作环境，使员工产生积极的情绪就会充满活力，工作效率就会很高。源自日本的“5S”管理，一定程度上正是来自这种需求。
    作为我们上海办公室设计师来说，在设计时要注意到以下几点：

一、“格子间”敞开布局隐私易暴露无安全感

　　“格子间”，是都市白领办公的主要空间。它拆除了传统办公室的围墙，拉近了同事间的距离，却也暴露了彼此间的隐私：无论是在看文件，还是在用MSN聊天“偷懒”，“隔壁邻居”把头稍微一转就能看得一清二楚；即使每个格子之间装了隔断，也“屏蔽”不了打电话的声音。最近澳大利亚的一项研究发现，这种敞开布局的统间办公室不利员工身心健康、影响他们的工作表现。

　　研究显示，员工在统间式办公环境下工作，会面临失去隐私、丧失自我、效能降低、健康受损、刺激过度、工作满意度偏低等多种问题。敞开布局还意味着微生物“畅行无阻”，以致流行性感冒等疾病较易在员工之间传播。另外，员工压力过大、血压升高和人员流动快等现象与统间式办公室也存在一定的关联。相比之下，传统的小而封闭式设计的办公室要好一些。

实际上在设计上节约了20%成本但影响员工身心健康

　　心境咨询公司的心理咨询师及环境心理专家侍卫莉告诉记者，国外早就注意到了环境心理学方面的问题，而国内的相关研究才刚刚起步。尽管办公室环境对员工的身心健康有很大影响，但大多数向她进行心理咨询的白领还没意识到这个问题。

　　她介绍说，统间式的办公环境，最早是上世纪六七十年代在欧美开始流行的。当时推出这种设计的初衷是基于从员工的行为模式和心理感受出发，希望敞开式的办公环境能够适应多样化的行为活动，促进人与人的交流和团队合作，避免工作的单调性。然而现在这种办公模式被滥用，一些房地产开发商以经济利益为重———据估算，统间式办公室可节省20％建造成本———使设计流于形式，而忽略了员工的心理需求。

二、办公室桌面环境

办公室的桌椅及其他办公设施，都需要保持干净、整洁、井井有条。心理状态的好坏，一定程序上会从办公桌椅或其他方面体现出来。

从办公桌的状态可以看到当事人的状态，会整理自己桌面的人，工作起来肯定也是干净爽快。他们为了更有效的完成工作，桌面上只摆放目前正在进行的工作资料；在休息前应做好下一项工作的准备；因为用餐或去洗手间暂时离开座位时，应将文件覆盖起来；下班后的桌面上只能摆放计算机，而文件或是资料应该收放在抽屉或文件柜中。

随着办公室改革的推进，有的公司已废弃掉了个人的专用办公桌，而是用共享的大型办公桌，为了下一个使用者，对共享的办公桌应更加爱惜。

三、办公室心理环境

“硬件”环境的改善仅仅是提高工作效率的一个方面，而更为重要的往往是“软件”条件，即办公室工作人员的综合素质，尤其是心理素质。这个观点正在被越来越多的“白领”们所接受。

在日常工作中，人际关系是否融洽非常重要。互相之间以微笑的表情体现友好热情与温暖，以健康的思维方式考虑问题，就会和谐相处。工作人员在言谈举止、衣着打扮、表情动作的流露中，都可以体现出是否拥有健康的心理素质。

总之，办公室内的软件建设是需要在心理卫生方面下一番功夫的。因为 “精神污染” 会涣散人们工作的积极性，乃至影响工作效率、工作质量，从某种意义上说要比大气、水质、噪声的污染更为严重。

除此之外，我们在设计时应当注意以下办公室周围的环境，看看是否存在造成工作效率低下的8种通病，然后加以改进。

1、过时的技术设备

过时的计算机、打印机、软件和其他技术设备将会降低工作效率。例如，一名用性能低下的个人电脑的图形设计人员每次打开或保存一幅图像时都要等待20-30秒钟；用低速拨号上网的员工也面临同样的问题，网页可能打不开，甚至会造成电脑死机。

怎样判断技术设备是否过时呢？一条通用的准则就是，如果你的计算机不能运行一套关键软件的最新版本，那么就需要进行升级了。你在新设备上的投资将很快会在提高的工作效率中收回来。

2、工作空间安排不合理

花上几天时间观察公司的工作方式，找出由于工作空间安排不合理造成的效率低下问题。例如，由于桌面不够大，每次要打开文件都要跑到别的房间去；由于电脑离电话太远，每次电话会议结束后你都要重新输入会议记录。

要解决这些问题，通常只需要重新安排一下工作空间，可能就是将乱堆的书本从桌面上移开或是多拉一根电话线这样简单。

3、效率低下的文件管理制度

文件管理的杂乱无章会造成信息查找的困难，从而造成大量人力和时间浪费。要解决这一问题，就要保证你和你的员工有必要的将文件归档的条件。看看是否需要增加文件柜，使所有的员工都能够容易地将文件归类，以便于查找。最后，可以将不常用的文件搬到储藏室去，使员工更容易找到常用的文件。

4、未加管制的信息流

由于电子邮件和移动电话等通讯技术的广泛使用，使得工作环境中充斥着新闻、市场信息、垃圾邮件和私人联络。这些外来因素会分散员工的注意力，降低工作效率。

减少工作中分散注意力的信息数量。退订那些你不读的电子邮件杂志，使用电子邮件过滤工具，将私人电子邮件与工作电子邮件分开。在办公室时关掉移动电话。只将电子邮件地址或是移动电话号码告诉相关的人。

5、组织拙劣的会议

召开不必要、没有重点的会议将会降低工作效率，打击员工的士气。经常会发生这样的情形：员工们被召集起来开会讨论某个主题，结果会议拖得过长，决定却未能做出，或者是偏离了会议要解决的问题。

开会之前要看看这一问题能否通过打电话或是其他方式解决。如果确实需要开会，要限制时间，用议事日程使会议不要跑题。指定会议主持人，其责任是在有跑题迹象时采取行动，使会议回到正轨。

6、低于标准的研究资源

依靠不可靠或是过时的杂志、网站、白皮书或是其他资源将会使你付出更多的劳动。

只订阅那些员工真正会去看的出版物，鼓励员工使用更有价值的搜索工具。也就是说不订那些没人看的报纸和杂志，向员工提供高质量的网上信息资料。另外，寻找从打印出来的信息向可搜索数据库的转变。例如，如果你的公司需要依靠姓名地址录进行工作，看看能不能找到光盘版——这样搜索起来就非常方便快捷。

7、干扰

许多小公司的办公室不够宽敞，同事的大声说话、电话铃声、键盘敲击声和开关门的声音都会降低整个办公室的工作效率。

重视工作场所的噪声污染问题并采取措施。将电话铃声调小，关掉音箱，提醒大声喧哗者降低嗓门。用屏风、植物等在开放的办公地点中营造私人空间，减少视觉干扰。

8、混乱

许多成功的主管的桌面都有一个非常突出的特点——没有杂物，非常整齐。混乱会造成干扰，降低工作效率。

环视你的办公室，看看哪里是造成混乱的根源。它可能是一条乱拉的电话线，也可能是一个放在过道上的盒子，或是办公桌上一台已经损坏了的设备。将用不着的东西移出视野之外，将不再使用的东西扔掉。

作者：荷曼室内设计